Description

Responsable de todas las actividades administrativas del Sitio de Investigación de Tlajomulco, brindando servicios a través de los departamentos de Finanzas, Recursos Humanos, Sistemas, Proveedores, etc. Brinda atención personalizada a los visitantes y empleados de otras áreas que visitan el sitio. Envía, recibe y rastrea mensajeros de manera oportuna. Responsable de liderar y coordinar las actividades administrativas y logísticas tal como nomina, logística, recepción, limpieza y almacén. Apoya a los departamentos de todas las áreas de la localidad. Participa en la implementación de los Programas de Seguridad (EHS&S) en la Estación Científica.

Activities

• Soporte administrativo de la estación de investigación: brinda soporte administrativo complejo, diverso y de alta calidad mediante la planificación, el análisis de datos y la resolución de problemas diarios en áreas centrales como: manejo de información sensible y confidencial y supervisión del presupuesto, cuentas por pagar, soporte de recursos humanos y nómina.
• Coordinar y liderar a un equipo administrativo de 4 personas responsables de diferentes áreas administrativas (Nomina, Logistica, Almacén, Requisiciones, Proveedores, Asuntos regulatorios, etc).
• Apoyar al Líder de Sitio en el procesamiento y mantenimiento del presupuesto del sitio. Las actividades también incluyen realizar un seguimiento de los gastos enviándolos a cuentas por pagar y ayudar a analizar los datos de gastos.
• Apoyar a Recursos Humanos a empleados temporales y elaboración de informes semanales de incidencias laborales.
  Proporcionar apoyo en actividades y cuestiones relacionadas con recursos humanos, como el mantenimiento de registros físicos y digitales de los empleados.
• Organizar y programa actividades de oficina, incluidas reuniones, viajes y conferencias.
• Responsable de la organización de eventos locales siguiendo los lineamientos de la empresa.
• Gestionar horarios y coordinar citas; mantener informada a la dirección sobre los compromisos.
• Coordinar con vendedores y proveedores para garantizar servicios eficientes y completar encuestas de servicio.
• Establecer, mantener y actualizar el sistema de archivos/servidor del sitio y recuperar la información necesaria de los archivos según sea necesario.
• Recepción, revisión y procesamiento de pago de facturas de proveedores. Alineación y trabajo conjunto con el área de compras.
• Envío, recepción y seguimiento de mensajería y correo.
• Coordinar la compra de equipos de protección personal, papelería, artículos de limpieza, etc.
• Canalizar llamadas telefónicas y atención de visitantes y proveedores.
• Coordinar todo lo relacionado con las visitas en el sitio (hotel, transporte, alimentación, así como necesidades especiales de los visitantes).
• Supervisar y mantener el equipo de oficina; inventario de suministros y ordenar suministros de reemplazo según sea necesario.
• Apoyar las actividades de extensión comunitaria y liderar el comité de respeto en el sitio.
• Velar por y gestionar los contratos de arrendamiento de terrenos, proceso de facturación por entrega de pagos de agotamiento y compensaciones.

Qualifications

• Licenciatura completada en administración de empresas o área relacionada.
• Sólido conocimiento de los sistemas y procedimientos administrativos y de oficina, como archivos y mantenimiento de registros, y conocimiento práctico de equipos de oficina, como impresoras y máquinas de fax.
• Competencia informática: MS Office (PowerPoint, Excel, Word) Power BI, Outlook y conocimientos de software de gráficos.
• Fuerte perfil de liderazgo de un equipo de trabajo y interacción con otras áreas.
• Capacidad para priorizar el trabajo y completar múltiples tareas rápidamente en un entorno de trabajo dinámico.
• Compromiso sobresaliente para resolver los problemas del equipo/clientes y desarrollar una comprensión profunda de su cultura empresarial, especialmente para los clientes internacionales.
• Capacidad para mantener información clasificada fuera del alcance de personas no autorizadas.